Beschreibung

Mit der Dokumentenablage können sie sämtliche Unternehmensinformationen in digitalisierter Form verwalten. Egal ob es Worddokumente, Exceltabellen, Faxe oder E-Mails sind, legen Sie die für Sie wichtigen Informationen analog dem WINDOWS-Explorer beim Kunden oder beim Projekt ab. Einfach mit Drag-and-Drop die gewünschten Dokumente in die Dokumentenablage ziehen. So lassen sich Dokumente nicht nur bereichsübergreifend archivieren, sondern vor allem schnell und einfach finden und bearbeiten.. Individuell angelegte Ordnerstrukturen bringen für alle Mitarbeiter die notwendige Transparenz in die Dokumentenablage.

Ihre Vorteile

• Direkte Integration in die Branchenlösung

• Direkter Zugriff aus BE.Crafts ohne ein neues Programm starten zu
  müssen

• Einfache Bedienung durch den Einsatz von Microsoft Standards

• Sofort einsatzbereit

• Hohe Transparenz bei der Benutzung durch mehrere Mitarbeiter

• Individuell anpassbare Dokumentenablage

Einrichtung

Die Einrichtung der Dokumentenablage erfolgt im Firmenstamm.
Verwaltung | Firmenstamm | Bereichsdaten |  Ablage. Dort legen sie den Ordner fest, in dem  ihre Daten abgelegt werden sollen. Das kann ein Ordner auf einem Server  im Netzwerk sein oder ein Ordner auf einem Einzelplatz. Im Netzwerk mit mehreren Benutzern muss dieser Ordner für alle User mit Schreib- und Leserechten versehen werden. Danach geben sie eine Ordnerbeschriftung für die Projekte und für die Adressen an. Damit bekommt jeder Adress- und Projektdatensatz einen vorbelegten Ordner. Beispiel: Adr- für die Adressen und Prj- für die Projekte.

Danach schalten sie noch die einfache Dokumentenansicht ein und die Installation ist abgeschlossen.

Dokumentenablage

In den Adressen und Projekten gibt es die Karteikarte Ablage.

Dort können sie mit der rechten Maustaste analog WINDOWS-Explorer neue Ordner anlegen. Mit Doppelklick auf den angelegten Ordner gelangen sie in den Ordner. Hier können sie Ihre Dokumente, passend zu der Ordnerbeschreibung ablegen.

Einfügen und Anlage von Dokumenten

Sie können beliebige Dateien über Drag-and-Drop mit der linken Maustaste in die dazugehörenden Ordner kopieren.
Mit der rechten Maustaste haben sie die Möglichkeit, neue Dateien zu erstellen und in der Ablage zu speichern. Die Ansicht des Kontextmenüs kann entsprechend der installierten Programme variieren.

Beispiel für die Einrichtung verschiedener Ansprechpartner zur Adresse